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      公司租賃辦公室需要注意什么事情?怎么選擇合適的辦公室位置?

       2021-07-06        創匯空間         

        一、明確公司需求

        對于公司需求,大家可以從五個方面進行考慮:

        1、估算辦公面積,包括辦公位數量、辦公設備占地、辦公室等。

        2、預留新員工入職位置,尤其根據公司人員流動情況,選擇合適的面積,預留出一定的彈性空間。

        3、明確選址原則,主要考慮:行業聚集需求,交通需求,辦公樓性質、等級與外形需求、財稅優惠政策等,以便圈定選址的區域;

        4、明確預算范圍,確定選擇的辦公室租金在公司承受范圍內。

        5、因為公司的特性而產生的一些特殊需求,例如創業企業需要的辦公樓業態,產業園的孵化器。

        二、注意辦公樓的軟硬件條件

        1、地理位置是否恰當,交通是否方便,這關系到客戶來往,員工上下班需要耗費的時間。通常以更靠近市中心,更靠近地鐵站或者交通樞紐為宜;

        2、周邊配套是否完善,主要是有沒有餐館、便利店。雖然現在外賣很普及,但也要考慮到員工外出午餐的需求。此外有商廈、酒店、娛樂場所會更好;

        3、注意辦公樓的建筑硬件環境,必須考量的因素有建筑外觀是否得體,能與企業和所在行業形象相匹配;

        大堂裝修是否整潔,觀感舒適,檔次符合企業層次;

        電梯數量是否足夠,高峰期間上下行時間可控;

        公共環境是否整潔,這不僅影響觀感,同時也反應了物業管理水平;

        辦公區內層高是否足夠,通常不低于2.8米(至吊頂之間),以免壓抑;

        可供選擇的空間戶型是否方正,減少裝修損耗;

        朝向采光是否足夠明亮,以免影響員工辦公和心理健康;

        空調是獨立主機控制還是中央空調統一提供,后者辦公時間過后是否還會有,或者提供的時間段是否涵蓋公司包括加班在內的工作時間段;

        大城市的話注意停車位是否緊張,月租多少,在不在可接受范圍內;

        4、注意辦公樓的建筑質量,沒有漏水、破損,是否會影響到辦公;

        5、注意辦公樓的得房率,通常所說的面積是建筑面積,不是使用面積,得房率低于70%就是額外增加成本。如果高于70%,實際負擔會變小;

        6、注意物業服務,可以觀察物業人員的形象、年齡,通常形象好,年輕的,物業服務會更好一些。還有公共空間、衛生間的整潔度也能看出物業服務水平,臟亂差到一定程度,除非租金非常便宜,就不用考慮了,會影響員工工作情緒;

        7、注意物業費用和其他固定費用,避免出現租得起用不起的情況;

        8、注意有沒有商務中心或者額外樓內大會議室可以出租,在需要開大會,或者接待的時候比較便利,不過這不是必須,看公司的需要而定。

        三、注意租約的條款

        1、出租方是否有對辦公空間的處置權,例如是產權人還是具有法律效力的全權委托人,是否轉租方。如果是轉租方,是否與產權人/全權委托人達成協議,并告知對方同意,這是最重要的;

        2、免租期,越長越好,通常會給半個月到一個月,這需要談判,沒有明確標準;

        3、押金和租金支付方式,行業慣例一般是押一付三或是押二付三,約定銀行轉賬,不要用現金或者第三方支付,以免調不到租金流水記錄;

        4、物業費和其他固定與辦公室有關的費用,例如垃圾費、保潔費等,由誰來承擔的約定;

        5、修繕責任歸屬,哪些部分,哪些設備,損壞后由誰負責修理,費用由誰承擔;

        6、超過一年的租約要么是直接約定合約內其他時間的租金,要么約定每年變化比例上限(還要注意比例的基點,通常是和前一年相比);

        7、優先承租權或者擴租權,也就是在租約滿后,同等條件下享有優先承租權,或者在需要擴大面積時,如果同時存在另外一個需求方,有優先承租權;

        8、轉租權,要明確是否有權轉租,如果可以轉租需要走什么樣的流程;

        9、租約還原,也就是退租時,辦公空間需要恢復到什么狀態,明確一個可判斷的標準;

        10、提前解約的權力與義務以及違約責任,也就是雙方什么情況下有權提前解約,一旦發生這種情況,彼此擁有哪些權利,需要承擔哪些義務。違約前提下解約,違約方的權利與義務;

        11、交付時的辦公空間狀態、設備的完好程度說明,以及損壞、變更情況發生后的對應責任,例如賠償、恢復等,還有合理損壞范圍說明。

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